Locação de notebook: como funciona e quais as vantagens para as empresas?

20 Setembro 2023

A locação de notebook vem ganhando cada vez mais espaço no mercado corporativo. Com custos reduzidos e suporte técnico especializado, a locação possibilita que as empresas mantenham sua infraestrutura atualizada sem precisar se preocupar com investimentos em equipamentos que podem ficar obsoletos em pouco tempo.

Dessa forma, acaba se tornando uma opção atrativa para empresas que buscam atualização tecnológica e flexibilidade para seus colaboradores, ao mesmo tempo que economizam fluxo de caixa.

Mas, como funciona esse tipo de serviço e quais vantagens ele oferece? Neste conteúdo você vai entender tudo isso e muito mais. Vamos lá!

Por que a locação de notebooks é uma escolha inteligente?

A locação de equipamentos de TI, começou a se popularizar nas décadas de 1970 e 1980, como uma alternativa para empresas que precisavam de computadores, mas não podiam arcar com os altos custos de aquisição.

Com o avanço da tecnologia e a popularização desse tipo de equipamento, a prática de locação de notebook, conhecida também como outsourcing ou leasing, se tornou a escolha de muitas empresas para se manterem sempre atualizadas e enfrentar desafios como:

Rápida obsolescência;
Custos iniciais elevados;
Manutenção e suporte dedicado;
Escala flutuante para atender necessidades de TI,
Entre outros.

Nestes casos, a locação de notebooks oferece uma solução inteligente para lidar com esses desafios. Isso porque ela contribui para que as empresas resolvam esses problemas de forma mais otimizada, oferecendo:

Flexibilidade de escala: para empresas que experimentam variações sazonais ou que estão em crescimento é possível alugar notebooks conforme necessário. Assim, elas evitam gastos desnecessários com equipamentos que podem ficar ociosos durante parte do ano.
Atualização contínua: com a locação, as empresas podem se manter atualizadas com a tecnologia mais recente, recebendo novos modelos notebooks regularmente. Isso garante que os funcionários tenham acesso a equipamentos de alto desempenho e evita a obsolescência.
Suporte técnico: os fornecedores de locação de notebooks, como a Renter, geralmente oferecem suporte técnico e manutenção como parte do serviço. Assim, é possível reduzir a carga sobre a equipe de TI interna e garantir que os problemas sejam resolvidos rapidamente.
Custos calculados: com a locação, os custos são previsíveis e podem ser orçados com precisão, já que geralmente são baseados em uma taxa mensal fixa.
Liberdade financeira: ao optar pela locação em vez da compra, as empresas conseguem liberar capital que pode ser investido em outras áreas do negócio, como pesquisa e desenvolvimento, marketing ou expansão.

Ou seja, o outsourcing de notebooks se tornou uma escolha inteligente para empresas de todos os tamanhos que desejam otimizar suas operações de TI e permanecer competitivas em um ambiente de negócios em constante evolução.

Como funciona o processo de locação de notebooks para empresas?

A locação de notebook consiste, basicamente, em alugar o equipamento em vez de comprar, podendo ser em grande ou pequena escala. Dessa forma, as empresas podem, como já citamos, ter acesso a tecnologias mais recentes sem precisar desembolsar grandes quantias do fluxo de caixa.

Geralmente esse processo envolve os seguintes passos:

Passo 1: Avaliação das necessidades empresariais

No primeiro passo a empresa vai determinar quantos notebooks e que tipo de equipamento são necessários para atender às suas necessidades operacionais. Existem diferentes modelos que podem ser escolhidos nesse momento.

Desde aqueles mais simples e que oferecem funções mais básicas, até os computadores completos, que garantem alto desempenho e eficiência para a rotina empresarial.

A Renter conta com um time integrado que ajuda as empresas a encontrarem a melhor solução para suprir as necessidades corporativas, com equipamentos que realmente agreguem valor à rotina.

Passo 2: Escolher o fornecedor parceiro

Com as necessidades identificadas, é a hora de escolher o parceiro que irá prestar esse serviço e, quando se trata de locação de notebooks, escolher o fornecedor certo é fundamental. Neste momento, é necessário avaliar critérios como:

Experiência e expertise: procure fornecedores com vasta experiência na locação de TI, pois eles serão mais capazes de atender às suas necessidades específicas. A Renter, por exemplo, atua há mais de 20 anos neste mercado.
Variedade: outro ponto de atenção é escolher um fornecedor que ofereça uma variedade de notebooks e configurações para que você possa personalizar sua locação de acordo com as necessidades empresariais.
Condições contratuais claras: se certifique de que os termos e condições do contrato sejam claros e compreensíveis, incluindo custos, prazos, políticas de manutenção e suporte.
Suporte técnico: avalie a qualidade e a disponibilidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor, afinal, isso é essencial para resolver problemas rapidamente. Na Renter, os clientes contam com suporte personalizado para atender as mais variadas demandas e garantir que os equipamentos estejam em pleno funcionamento.
Histórico de cumprimento de contratos: pesquise o histórico do possível fornecedor em relação ao cumprimento de contratos e sua reputação em relação ao atendimento ao cliente.
Segurança de dados: verifique quais são as medidas de segurança implementadas pela empresa parceira para proteger os dados empresariais armazenados nos notebooks locados.
Flexibilidade: escolha um fornecedor que permita aumentar ou reduzir o número de notebooks conforme necessário, para atender às flutuações nas demandas de TI.

Além disso, não esqueça de buscar referências e avaliações de outros clientes do fornecedor para ter uma ideia sobre sua experiência e satisfação. Ao considerar esses pontos de atenção, é possível ter uma experiência única com o outsourcing de notebooks.

Passo 3: Negociação e personalização

Nesta etapa, a empresa interessada na locação negocia os termos do contrato com o fornecedor, personalizando suas escolhas de acordo com suas necessidades, duração da locação, quantidade de notebooks, entre outras informações.

Na Renter, por exemplo, os clientes podem especificar as configurações e recursos que desejam nos notebooks alugados, como:

Escolha do sistema operacional como Windows, macOS, entre outros,
Capacidade de armazenamento (SSD, HDD, tamanho),
Memória RAM,
Processador e velocidade,
Placas gráficas,
Software pré-instalado,
Medidas de segurança adicionais, como criptografia de dados.

Essa personalização permite que as empresas, como a sua, atendam às necessidades específicas de seus colaboradores e operações, garantindo que os notebooks locados sejam adequados para a rotina empresarial.

Passo 4: Assinatura do contrato

Com tudo certo, o quarto passo é assinar um contrato formal e que estabelece todos os termos, condições e informações como:

Duração do contrato: a duração típica de um contrato de locação pode variar. Na Renter, as locações podem ser de 1 dia até 36 meses, sempre personalizada com base nas necessidades da empresa
Custos mensais: o contrato deve estabelecer os custos mensais da locação, que apesar de geralmente serem fixos do aluguel, eles podem incluir outros valores como a licença Microsoft, acessórios específicos, upgrade de memória, entre outros complementares.
Responsabilidades e seguro: os contratos de locação também detalham as responsabilidades da empresa e do fornecedor em relação à manutenção, seguro e eventuais danos ou perdas dos equipamentos.
Termos de Devolução: os termos de devolução especificam as condições nas quais os equipamentos devem ser devolvidos, incluindo o estado físico e funcional.

É importante destacar que, cada fornecedor possui suas próprias regras de contrato e, por isso, essas informações podem ser diferentes.

Passo 5: Entrega, configuração e suporte

Com o contrato assinado, a empresa contratada deve entregar os notebooks personalizados e realizar a configuração inicial, que pode incluir instalação de software, ajustes de segurança e outras configurações de acordo com a demanda.

Em seguida, a organização já pode começar a usar os notebooks locados. Com a Renter, os clientes recebem todos os equipamentos conforme acordado no contrato, incluindo as atualizações, instalações e transporte, com uma logística eficiente.

O melhor é que eles também contam com assistência técnica em todo e qualquer momento da locação.

Passo 7: Devolução ou renovação

No final do período de locação, as empresas podem optar por devolver os notebooks ou renovar o contrato e receber novos equipamentos. Para cada caso, é essencial conversar com a empresa parceira para entender como acontece cada processo.

Quais os benefícios da locação de notebooks para empresas?

A locação de notebooks oferece uma série de benefícios significativos para as empresas que adotam essa estratégia. Abaixo, separamos alguns dos principais, confira.

Redução de custos operacionais e de capital

A locação de notebooks reduz os custos operacionais e de capital de uma empresa de várias maneiras, incluindo:

Redução nos custos iniciais: em vez de gastar uma grande quantia do fluxo de caixa na compra de notebooks, as empresas pagam uma taxa mensal fixa, o que facilita o gerenciamento do orçamento.
Eliminação de custos de manutenção: o suporte técnico e a manutenção geralmente estão incluídos no contrato de locação, eliminando a necessidade de uma equipe de TI dedicada e reduzindo custos adicionais. Além da comodidade de ter equipamentos sempre funcionando, sem gastos extras.
Atualização sem custo adicional: como parte do contrato, as empresas recebem atualizações regulares de hardware e software, garantindo que seus colaboradores tenham acesso às últimas tecnologias sem custos adicionais.

Atualização constante de hardware e software

Por falar em atualização, esse é outro grande benefício do outsourcing de notebooks. Afinal, a constante evolução da tecnologia pode tornar os equipamentos obsoletos rapidamente.

Com essa alternativa, as empresas podem permanecer atualizadas, recebendo regularmente notebooks com hardware mais rápido, maior capacidade de armazenamento e as versões mais recentes de software, mantendo seus times sempre produtivos.

Além disso, o acesso às mais recentes inovações tecnológicas ajuda as empresas a permanecerem competitivas em seus mercados.

Suporte técnico e manutenção inclusos

Empresas como a Renter, geralmente oferecem suporte técnico e manutenção como parte do pacote. Isso traz vantagens como:

Diminuição do tempo de inatividade: problemas técnicos são resolvidos rapidamente, minimizando o tempo de inatividade das equipes.
Foco nos negócios: as empresas podem se concentrar em suas atividades principais, enquanto a empresa parceira lida com questões de hardware e software.

Maior flexibilidade

Como já citamos anteriormente, a flexibilidade é uma característica-chave da locação de notebooks. Com ela, as empresas podem aumentar ou diminuir o número de notebooks alugados de acordo com suas necessidades, se adaptando a mudanças sazonais ou de mercado.

Além disso, também não é necessário se preocupar com a compra, venda ou armazenamento de equipamentos excedentes, otimizando o espaço.

Segurança

Por fim, vale destacar a segurança de dados com um benefício fundamental da locação de notebooks para empresas de todos os tamanhos.

Isso porque, as empresas de locação podem ajudar a implementar políticas de segurança, incluindo criptografia de dados e autenticação de usuário, para proteger informações confidenciais da organização.

E, vale destacar também que no final do contrato, os notebooks podem ser devolvidos com a garantia de que todos os dados corporativos serão removidos de forma segura.

Perguntas comuns sobre a locação de notebooks para empresas

Confira abaixo as principais dúvidas sobre a locação de notebooks com a Renter.

O que é a locação de notebooks para empresas?

A locação de notebooks para empresas é um serviço que permite que as empresas aluguem notebooks em vez de comprar. Isso oferece flexibilidade, atualização constante e suporte técnico.

Quais são as vantagens da locação em comparação com a compra?

Neste modelo, entre as principais vantagens estão a redução de custos operacionais e de capital, atualização constante de hardware e software, suporte técnico e manutenção inclusos e flexibilidade para escalar ou reduzir o número de notebooks conforme necessário.

Quanto tempo dura um contrato típico de locação de notebooks?

Os contratos de locação de notebooks podem variar com base nas necessidades da empresa, podendo ser de curto, médio ou longo prazo.

Posso personalizar as configurações dos notebooks que alugo?

Sim, com a Renter é possível personalizar as configurações dos notebooks alugados para atender às necessidades específicas de cada empresa.

E se um notebook alugado precisar de reparo?

A Renter oferece todo o suporte técnico e manutenção como parte do contrato, para que qualquer reparo necessário seja tratado rapidamente.

Posso adicionar ou remover notebooks durante o contrato de locação?

Sim. A flexibilidade de escala permite ajustar o número de notebooks locados conforme necessário.

Agora que você já sabe todos os detalhes da locação de notebooks, entre em contato com a Renter e garanta os melhores equipamentos do mercado para otimizar e elevar a produtividade e desempenho da sua empresa!