POLÍTICA DE CONFLITO DE INTERESSES

1. OBJETIVO
Estabelecer políticas de integridade visando identificar, orientar e solucionar situações que possam prevenir ou impedir Conflitos de Interesses, sejam reais, concretos ou aparentes, trazendo transparência e imparcialidade nas ações sempre alinhados ao Código de Ética e Conduta da Voke.
2. ABRANGÊNCIA
Esta política é aplicada a toda a empresa, incluindo empresas do grupo, e ainda, seus colaboradores (incluindo os Co-CEOs), em qualquer relação com terceiros, sejam estes de âmbito público ou privado.
3. REFERÊNCIA
•
N/A
4. TERMOS E DEFINIÇÕES
AGENTE PÚBLICO: todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função junto ao ente público;
CANAL DE DENÚNCIA: espaço destinado ao envio de informações e denúncias de quaisquer práticas em desacordo ao Código de Ética e Conduta ou políticas internas do grupo;
COLABORADORES: todos aqueles que fazem parte do quadro de funcionários da Voke e demais empresas do grupo, independentemente do cargo, função e localidade. Fazem parte também os estagiários, menores aprendizes e contratados temporários;
CONFLITO DE INTERESSE: configura-se conflito de interesse quando uma pessoa age em detrimento da empresa, por conta de um interesse próprio, tomando uma decisão inapropriada ou deixando de cumprir algumas de suas responsabilidades profissionais;
INTERESSES PESSOAIS: ocorre quando há possibilidade de ganhos ou benefícios financeiros ou não, valendo-se de sua atividade profissional;
INFORMAÇÃO PRIVILEGIADA E CONFIDENCIAL: todas aquelas informações a que um colaborador tenha acesso no ambiente laboral em função das atribuições que exerça direta ou indiretamente na empresa;
POLÍTICA
POL 0004
4/11
PARENTESCO: os cônjuges ou companheiros e parentes em linha reta, os ascendentes e descendentes (filhos, netos, pais, avós) e em linha colateral (irmãos, primos, tios sobrinhos);
PARENTESCO POR AFINIDADE: são exemplos de parentesco por afinidade (sogros, enteados, cunhados, genros, noras).
5. DESCRIÇÃO
5.1. RESPONSABILIDADES
É dever dos colaboradores, agir de forma íntegra, ética, profissional, honesta e imparcial, visando o melhor interesse da Voke, independentemente de qualquer influência externa ou de cunho pessoal. As decisões profissionais devem estar alinhadas aos Valores Essenciais da Voke (Tenha postura de dono; Jogue sempre junto; Mantenha a Guarda Baixa; Mostre sua fome por desafio; Tenha Acabativa; Não tome atalhos), em consonância com o Código de Ética e Conduta. Existindo a possibilidade de risco de conflito de interesses, o colaborador deverá se reportar diretamente à liderança direta e à área de Compliance.
Os líderes devem reforçar a política de conflito de interesses e garantir que suas equipes cumpram as diretrizes estabelecidas. Devem ainda garantir que seus liderados participem dos treinamentos internos sobre as políticas da Voke.
Os conflitos de interesses podem de surgir de várias formas, exemplos:
•
Quando um colaborador passa a agir em detrimento da empresa, colocando seus interesses pessoais acima dos interesses da empresa, independente se com o intuito ou não de obter vantagem financeira;
•
Empregado com atividade paralela que conflita com seu emprego;
•
Divulgação de informações privilegiadas e sigilosas ou que tenham repercussão econômica ou financeira;
•
Nas contratações de fornecedores, prestadores de serviços e parceiros, com intuito de beneficiá-los.
Qualquer mudança no perfil do Colaborador da Voke, este deverá imediatamente reportar à liderança direta e as áreas de Pessoas & Cultura e Compliance, a fim de avaliar se a mudança poderá acarretar conflitos de interesses entre o colaborador e a empresa.
Exemplos:
•
Colaborador tornou-se sócio ou acionista de empresa;
•
Qualquer mudança na situação do colaborador que implique um possível conflito de interesse real ou potencial.
POLÍTICA
POL 0004
5/11
6. MODALIDADES DE CONFLITOS DE INTERESSES
6.1.
RELACIONAMENTO AFETIVO, DE PARENTESCO OU PARENTESCO POR AFINIDADE
A fim de evitarmos situações de favorecimento e/ou de conflito de interesses, como também situações de desconforto junto aos demais colaboradores, que possam prejudicar as relações entre líder, liderado ou par, influência negativa no clima da empresa e em processos de promoção ou gratificação, são proibidas:
•
A contratação de parentes de colaboradores: cônjuges ou companheiros, parentes em linha reta, ascendentes e descendentes (filhos, netos, pais, avós) e em linha colateral (irmãos1, primos, tios, sobrinhos);
•
A contratação de parentes por afinidade de colaboradores: sogros, enteados, cunhados, genros, noras, entre outros;
•
A contratação de namorados, noivos, amigos íntimos, ou com qualquer outro tipo de relacionamento afetivo ou amoroso com colaboradores.
As proibições acima aplicam-se a acionistas, diretos ou indiretos, conselheiros, membros terceirizados de comitês.
Para os casos já existentes antes da alteração desse código, serão analisados e monitorados pela área de Pessoas & Cultura, sendo proibido:
•
Que colaboradores com relacionamento afetivo, de parentesco ou parentesco por afinidade, atuem na mesma área, setor ou departamento, sejam subordinados à mesma liderança direta ou estejam em linha vertical de subordinação;
•
Que colaboradores com relacionamento afetivo, de parentesco ou de parentesco por afinidade sejam pares (linha horizontal) vinculados à mesma liderança direta.
Os interesses pessoais dos colaboradores nunca deverão afetar ou influenciar tomadas de decisões ou oportunidades de negócios da Voke. O colaborador está proibido de obter, prometer, autorizar ou proporcionar qualquer vantagem indevida, pagamentos, presentes, hospedagem ou a transferência de qualquer valor para qualquer outra pessoa que possa comprometer o interesse ou desempenho da Voke.
1 O conceito também abrange irmão ou irmã que possua grau de parentesco apenas por parte de mãe ou apenas por parte de pai.
POLÍTICA
POL 0004
6/11
Existindo a possibilidade de risco de conflito de interesse, a informação deverá ser reportada à liderança direta e à área de Compliance, que farão avaliação caso a caso e decidirão juntamente com a Liderança como prosseguir.
6.2. USO DE INFORMAÇÃO PRIVILEGIADA OU CONFIDENCIAL
Os colaboradores se comprometem a manter em sigilo todas as informações a que tenham acesso no ambiente laboral em função das atribuições que exerçam direta ou indiretamente na empresa, se comprometendo a zelar para que não sejam reveladas a terceiros – concorrentes ou não, tenham elas sido obtidas de forma escrita, verbal ou por outro meio, podendo incluir sem se limitar a questões técnicas, programações, contratos, processos judiciais ou administrativos, clientes, parceiros, agentes, fornecedores, custos e preços, cotações, comerciais, contábeis, judiciais, fiscais ou comerciais - ou quem com ela não se relacione. O colaborador se compromete a não divulgar informações pessoais de colaboradores da Voke.
O colaborador se compromete a agir com transparência e a reportar em até 48h, após tomar conhecimento, as situações em que um relacionamento afetivo, de parentesco ou por afinidade seu, esteja participando de um processo seletivo ou passe a trabalhar para uma empresa concorrente da Voke.
Também é dever dos terceiros, prestadores de serviços, parceiros de negócios, e fornecedores reportarem a Voke as situações acima definidas antes de serem contratados pela empresa ou se já contratados, quando as situações ocorrerem, sendo neste último caso, o dever em reportar o caso em até 48h após tomar conhecimento.
Ademais, não podem os colaboradores usar de suas posições, de informações privilegiadas que possuem, nem de oportunidades de negócios, para favorecimento próprio ou de terceiros com quem tenham relacionamento.
Ao tomar conhecimento de quaisquer situações como essa, os colaboradores deverão informar imediatamente a liderança direta, que levará o caso à área de Compliance e ao Time de Liderança.
6.3. RELACIONAMENTO COM AGENTES PÚBLICOS
Garantimos que as nossas decisões corporativas sejam livres de qualquer preferência ideológica ou partidária. Não permitimos a abordagem e aliciamento de autoridades, servidores públicos ou em colaboração, concessionários ou permissionários de serviços públicos ou candidatos a cargos eletivos, de forma a receberem tratamento diferenciado ou visando influenciá-los em suas tomadas de decisão, seja com presentes ou qualquer tipo de vantagem pessoal.
POLÍTICA
POL 0004
7/11
Enquanto empresa, participaremos no desenvolvimento de regulamentos ou de legislações relacionadas ao tema, sempre cumprindo-as e agindo de forma transparente e ética.
Com intuito de evitar Conflitos de Interesses que possam, até mesmo, gerar aparência de possível vantagem indevida, é proibido:
•
A contratação de bens ou serviços, bem como a manutenção de contratos comerciais com entidades que pertençam a agentes públicos e seus familiares até o terceiro grau em linha reta ou colateral;
•
A realização de negócios ou de compromissos pessoais com agentes públicos que direta ou indiretamente, possam influenciar decisões.
Os colaboradores que tenham relacionamentos de parentesco e afetivo com agentes públicos que possam impactar os negócios da Voke devem reportar tal situação imediatamente à área de Compliance para que sejam tomadas as medidas cabíveis.
6.4. ATIVIDADE PARALELA
A Voke não permite que seus colaboradores exerçam atividades simultâneas (ou seja, ao mesmo tempo) e concorrentes em outro emprego ou função, de forma a competir ou prejudicar as atividades ou a imagem da empresa. Para que isso se cumpra, trazemos abaixo exemplos de algumas condutas proibidas ou que necessitam de recomendações, bem como condutas permitidas:
•
Proibimos a utilização de equipamentos da empresa para execução de atividades pessoais que colocam a segurança da empresa em risco, tais como, mas sem se limitar ao uso de sites maliciosos, utilização de software sem licença, abusos, piratarias, ações ilegais ou criminais; envio e/ou recebimento de mensagens/e-mails de conteúdos ilegais, pornográficos, discriminatório etc.;
•
Proibimos a utilização de equipamentos da empresa para execução de outras atividades profissionais;
•
É proibido o compartilhamento de informações, processos, metodologias, estudos, documentos etc., da Voke, ainda que tenham sido desenvolvidos pelo colaborador, por se tratar de propriedade intelectual exclusiva da empresa;
•
É proibido que o colaborador desempenhe outra atividade paralela de forma remunerada ou gratuita, de natureza permanente ou eventual, com ou sem contrato de trabalho, durante o seu horário de trabalho na Voke. Também não poderá exercer ainda que fora do seu horário de trabalho, nenhuma atividade paralela de forma remunerada ou gratuita: i) que conflite com os interesses da Voke, inclusive como sócio, acionista, consultor,
POLÍTICA
POL 0004
8/11
conselheiro, prestador de serviços, dentre outros, que de qualquer forma atue em
benefício de empresa que preste serviços para a Voke, ii) que utilize a infraestrutura, bens e os dados da Voke, iii) que prejudique suas atividades, responsabilidades e seu rendimento nas funções exercidas na Voke;
•
Não é permitido o exercício de atividades que prejudiquem, direta ou indiretamente, ou entrem em conflito com a execução das atribuições na Voke, no mesmo horário e/ou jornada de trabalho;
•
Permitimos a comercialização de produtos cosméticos e de alimentos, ou outros itens similares, dentro das dependências da empresa durante o horário de expediente, desde que não prejudiquem a jornada de trabalho, as atividades laborais exercidas e as interações entre os colaboradores da Voke;
•
É permitido ao colaborador ser professor e/ou dar palestras/organizar e/ou participar de eventos acadêmicos, não podendo o colaborador se referir a nada que possa ser prejudicial a Voke, nem tão pouco divulgar informações internas da empresa.
Pedimos que todas as atividades acima, mesmo que permitidas, sejam previamente comunicadas à área de Pessoas & Cultura.
6.5. INDICAÇÕES DE CANDIDATOS A PROCESSO SELETIVO
Nossos colaboradores poderão indicar currículos de talentos para compor o nosso time, não sendo permitido a indicação e nem a contratação para vagas do Grupo, quando houver relação de parentesco ou de parentesco por afinidade ou relacionamento afetivo, conforme “definições” cláusula 3, ainda que para área diferente daquela em que o colaborador trabalhe.
Garantimos que os candidatos indicados participarão do processo seletivo, sendo vedada a participação do colaborador que realizou a indicação nesse momento da avaliação incluindo a decisão quanto a contratação. O colaborador que realizou a indicação, também não poderá participar de modo algum em decisões quanto à promoção dos profissionais indicados.
Nossas contratações devem refletir a ética e ser pensadas a partir da diversidade, equidade e inclusão, avaliando exclusivamente as necessidades da Voke e as competências de cada candidato.
A omissão do colaborador quanto à existência de relacionamento afetivo, de parentesco ou por afinidade, com candidatos que estejam participando de processo seletivo na Voke será considerada conflito de interesses e não é permitida.
POLÍTICA
POL 0004
9/11
6.6. CONTRATAÇÃO DE FORNECEDORES, PARCEIROS E PRESTADORES DE SERVIÇOS
As contratações realizadas pela Voke devem ser pautadas pela competência, habilidades necessárias, melhores condições e preço.
É permitido a indicação/sugestão por parte dos colaboradores de eventuais fornecedores, parceiros e prestadores de serviços com os quais possuam relacionamento de parentesco ou de parentesco por afinidade, desde que estes concorram com ao menos outros 2 (dois) candidatos e que seja respeitada a lisura na contratação escolhida, levando-se em conta o melhor interesse da Voke. Contudo, é proibido que o colaborador seja sócio, acionista, conselheiro, consultor, prestador de serviços, dentre outros, ou que de qualquer forma atue em benefício da empresa indicada.
Os colaboradores e prestadores de serviço devem se abster de participar de quaisquer negociações, aprovações ou gestão de fornecedores, parceiros e prestadores de serviço em situações, ainda que potenciais, de conflitos de interesses.
Para fins desta política, considera-se que há um potencial conflito de interesses nas seguintes situações:
•
Quando há, entre o colaborador ou prestador de serviço e um representante do fornecedor, um parentesco, ainda que por afinidade, ou relacionamento afetivo;
•
Quando o colaborador, prestador de serviço ou pessoa com quem possua relacionamento afetivo ou parentesco, ainda que por afinidade, possuir participação societária ou qualquer interesse financeiro direto ou indireto no fornecedor;
•
Quando qualquer outro evento não relacionado acima possa afetar a capacidade de julgamento ou independência do colaborador ou prestador de serviço.
É proibida a indicação/sugestão de fornecedor nos termos acima citados quando o colaborador tiver participação societária, ainda que minoritária, na empresa indicada.
7. CANAL DE DENÚNCIA
Suspeitas ou evidências de descumprimento do Código de Ética e Conduta da Voke, desta política, ou qualquer situação possível que envolva conflito de interesses, poderão ser
POLÍTICA
POL 0004
10/11
reportadas através do canal de denúncia, por meio de ligação através do 08003004723 ou pelo site www.canaldedenuncia.com.br/voke .
O canal de denúncia é exclusivo da Voke para comunicação segura e, se desejada, anônima, recebida por uma empresa independente e especializada, a Aliant, assegurando sigilo absoluto e o tratamento adequado de cada situação pela alta administração Voke, sem conflitos de interesses.
As possíveis situações de conflitos de interesses poderão ainda ser relatadas diretamente à área de Compliance, através do e-mail compliance@voke.tech .
8. PENALIDADES
O descumprimento das disposições legais e regulamentares previstas nesta política sujeitará os infratores à aplicação das medidas disciplinares previstas na normativa interna, sem prejuízo de sanções administrativas, cíveis e até criminais a depender da gravidade da situação.
POLÍTICA
POL 0004
11/11
9. TERMO DE CIÊNCIA E COMPROMISSO
Declaro que li e entendi o conteúdo da política de conflito de interesses da Voke, disponível no AGIR e website da companhia.
A assinatura deste Termo demonstra o meu compromisso de cumprir integralmente com os princípios, regras e recomendações desta Política, estando sujeito(a) a medidas disciplinares cabíveis em caso de violação.
Li e compreendi e estou de acordo.
______________________________________________________ NOME COMPLETO
______________________________________________________ CPF (apenas para colaboradores)
______________________________________________________ ASSINATURA (este Termo poderá ser assinado digitalmente)
________________________________, _____ de _____________________, de _________
(local) (data/mês/ano)